英語でメールを送るとき、困っていませんか？

みなさん、こんにちは^^

新年度に向けて、この春から新生活を迎える方も多いかと思います。

就職先が外資系の会社だったり、取引先が海外の企業だったりすると英文でやりとりをしないといけないときが少なからずあると思いますが、いざ書こうとした時、どう書き出していいかわからない・・・などと困ったことはないですか？

または、新年度に向けて外国人の新しいお友達を作ろうと思っている方！まずはメールでのやりとりで仲良くなってみませんか？

今回のコラムでは、そんなメールで使える英語表現などをご紹介いたします！

【シチュエーション別】メールで押さえておくべきポイント

初めての相手に送るメール　～ビジネス編～

【件名】

件名はシンプルで具体的に書きましょう。日付を入れると分かりやすくなる場合があります！

Request for Payment

お支払いのお願い

Schedule Confirmation for May 20th

5月20日のスケジュールの確認

Thank You for Your Visit

ご来社ありがとうございました。

【宛て名】

名前が分かる場合・・・

Dear Mr. John Wilson,  /  Dear Mr. Wilson,

～殿　（男性に対して）

Dear Ms. Kaylee Wilson,  /  Dear Ms. Wilson,

～殿　（女性に対して）

※Miss. や Mrs. は仕事上未婚、既婚の別は関係ないので、ビジネスの場では避けましょう。

特定の部署等に送る場合・・・

Dear Customer Service,

カスタマーサービス御中

Dear School Directer, 

学校長殿

名前がわからない場合・・・

Dear Sir,

Dear Madam, 

Dear all,

役職も部署も名前もわからない場合・・・

To whom it may concern, 

ご担当者様

【挨拶、自己紹介】

初めての相手にメールを送る際は、挨拶の後に自己紹介を書くのがマナーです。

でも実際に会って自己紹介する想像はできても、メールで自己紹介ってイメージがつかない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

日本では、「私、〇〇会社でマーケティングを担当しております、〇〇と申します・・・」という長々と書き出しますが、英語メールでは必要ありません。

I truly apologize for this  sudden e-mail.

突然のメールで申し訳ございません。

Thank you very much for your time reading this message.

メッセージをお読みいただき誠にありがとうございます。

My name is Taro Sato and I am the owner of the scent.

私は the scentオーナーの佐藤太郎です。

My name is Taro Sato and I work in marketing at the scent.

私は the scentでマーケティングをしております佐藤太郎です。

【目的】

英語には決まった定型文などはないので、本文で目的を伝える際も、シンプルで簡潔にわかりやすく書きましょう！

The reason I am  writing this e-mail to ・・・(you is because I would like to have a meeting with you. )

私がこのメールを書いている理由は・・・です。（私は一度会って打ち合わせをしたく、メールさせていただきました。）

I am writing to inquiry about ・・・(your products.)

・・・（貴社の製品）についての問い合わせでメールをしています。

【結びの言葉】

日本語では本文の最後に、「お手数ですが」「よろしくお願いいたします。」などと締めの挨拶を入れるのが一般的ですが、英語でも一言添えるとフォーマルできっちりします。

I look forward to hearing from you.

お返事をお待ちしております。

If you have any questions, please do not hesitate to contact me.

質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

We really appreciate your prompt reply.

あなたの早い返信に感謝いたします。

【敬具】

日本語で敬具にあたる言葉も、ビジネスの場面では忘れずに。

Best regards,

Yours sincerely,

Sincerely yours,

Thank you,

などで締めくくりましょう。

親しい関係でない限り、Best wishes や Cheersは避けた方が良いです。

英語メールでは日本語の感覚は捨てましょう！

長い文章だと逆に幼稚な印象をあたえてしまうことも・・・

相手に読んでもらえない可能性が高くなるため、何のために送っているのか用件をはっきりと伝えましょう。

初めての相手に送るメール　～友達編～

初めて外国人の友達にメールを送るのは少し緊張しますよね。

でも友達など親しい人に送るメールに悩む必要はありません^^

意外と同じような言い回しを使っていることが多いので、まずは定番のフレーズから覚え、どんどん語彙を増やしていきましょう！

例えば・・・

Hello John, how are you?（こんにちはジョン、元気？）

Hi Ben, how are you doing?（ハイ　ベン、元気？）

How are you の部分はいろんな言い回しがあるので、毎回違うフレーズを使ってみるのもいいですね！

How have you been?（久しぶりの相手に）元気だった？

How have you been doing?（久しぶりの相手に）どうしてた？

How’s it going？　調子はどう？

Long time no see!　久しぶり！

相手からメールが来た時・・・

I’m glad to hear from you.　あなたからメールが来て嬉しいです。

It’s nice to hear from you.　あなたからメールをもらえて嬉しいです。

Thanks a lot for your email.　メールをありがとう。

Thank you for your reply.　返信ありがとう。

It’s been a while, but are you doing well?　久しぶりだね！元気でやってる？

☆ここで、英語メールで使える短縮文字を少しだけご紹介したいと思います！

○ See you ＝CU（じゃあね！）

○ Please＝PLS（プリーズ）

○ By the way＝BTW（ところで）

○ In my opinion＝IMO（私の意見では）

○ I see＝IC（わかった）

○ Best friend forever＝BFF（ずっと親友）

○ To tell the truth＝TTTT（実は・・）

○ You only live once＝YOLO（人生一度きり）←ちなみに、これは私が一番好きな言葉！！

○ Thank you＝THX（ありがとう）

SNSなどでも使えるので、ぜひ一度使ってみてください^^

話題に困ったときは・・・

外国人とメールをする際には、どこに住んでて、そこがどんなところなのか、自分の職業や趣味などの話題が定番です♪

お互いの国についてやなぜ英語を学んでいるかなど、事前に英文などを考えておくと会話がスムーズになり、電話などの時にも話せるようになります！

【最後の締めの言葉】

カジュアルメールな場合はフォーマルの時と比べてルールは厳しくありません。

I’m looking forward to hearing from you.（あなたからの連絡を楽しみにしています。）

I hope to hear from you soon.（あなたからすぐ連絡が来るといいな。）

Have a nice day!（良い一日を！）

Take care!（気をつけてね！）

Talk to you soon,（またすぐ話そうね）

Lots of love,（たくさんの愛を込めて）

いかがでしたでしょうか？

これからどんどんグローバル化が進み、外国人の方とメールや会話をする機会もどんどん増えていきます。

その機会が来る前に、今から練習してみてはいかがでしょうか^^？

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